在講求速度的現代工作環境,與時間賽跑早已是家常便飯,更是許多人逃脫不了的惡夢。我們和時間之間的關係其實不需要如此緊張。我們不可能增加時間,但是可以減少浪費時間,只要我們稍許改變一下工作的方法,時間絕對夠用。
你的工作是否如你所希望的有條理、整齊、有效率?是否覺得時間老是和自己過不去?時間愈來愈少,工作卻是愈來愈多。
時間彷彿成了現代工作者的奢侈品,儘管資訊科技產品不斷推陳出新,但仍無法解決時間管理的煩惱。英國知名生涯管理顧問、曾著有暢銷書《搞定一切,還有時間玩》的馬克•佛斯特(Mark Forster),在最新出版的《明天再做》(Do It Tomorrow)的書中與讀者分享他多年來關於時間管理的最新體驗。
想清楚要達成的結果
這個原則聽起來似乎沒有什麼特別,但卻時常被忽略。在列出待辦事項的工作清單時,我們多半只想著把要做的工作寫下來,卻沒有退一步想,明天、下星期、或下個月要達成的目標是什麼。沒有想清楚目標,就覺得每件事情都是重要的、必須緊急完成。
時間管理很重要的一個原則就是決定不做哪些事情。一旦你有了清楚目標,就知道哪些事情不該做。馬克•佛斯特建議,與其列出該辦事項(to-do list),不如改成不該辦事項(not-to-do list)。例如:
•早上10點之前不回任何電話。
•晚上7點之後不工作。
•除了A專案之外,不會分心處理其他不相關的事情。
•收發電子郵件的時間不超過1個半小時。
•在完成原本的工作目標之前,不會分心去做其他工作。
其實一整天工作下來,讓我們分心或是被打斷的情況數也數不清,雖然知道自己該做什麼非常重要,但是清楚自己不該做什麼更重要。
每天做一點更有效率
如果必須完成一份報告或專案,你會每天按部就班逐步完成其中某個部份,還是集中在某個時段完成?
正確的方法是,每天做一點比較有效率。好比說,你要學習新的樂器或是語言,最有效的學習方法就是每星期固定上課與複習。原因在於,人的大腦需要時間消化與吸收資訊、創造連結、最後形成新的想法或觀點。
不論是寫報告或是負責專案,如果把事情集中在很短時間內完成,一方面會讓自己感到極大的壓力,心裡會有強烈的抗拒感,不願意開始。另一方面,如果時間過於倉卒,反而很難有好的想法出現,甚至是完全沒有想法,結果只會讓自己愈來愈焦慮。
切割工作、分階段完成是很重要的,但是也不需要把時間拉太長。想必你也有過這樣的經驗,如果太早開始,因為距離最後期限還有很長的時間,通常不是很用心在做。
舉例來說,如果你必須在月底前完成一份重大分析報告,或許在第3個星期就要先擬定好整體的架構與內容大綱,第4個星期完成,而不是等到最後一星期才開始。
特別是,如果你擔任的是專案負責人,如何擬定工作進度是非常重要的,你必須非常清楚專案的工作內容到底有哪些?要如何分類與切割,這樣才能做好細部的時間規劃,確實掌握進度。
別不停把工作往身上攬
擁有足夠時間才能把事情做好,但如果完全沒有任何時間限制,又會成為另一種災難。如果去問那些擅長創意思考的設計師或創作者,要有好的創意必須有明確的範圍與限制,天馬行空的胡思亂想一定不會有任何結果。
因此,當你在排定每天的工作計劃時,不僅是列出工作項目,更要在旁邊註明預計花費的時間,提醒自己。因為假設沒有做到這點,往往會不自覺地花太多時間在某件事情上或是容易分心,反而耽誤其他的工作。如果你知道自己必須在1或2小時之內完成,就會比較專心。
舉例來說,多數人進公司的第1件事就是收發電子郵件。原本你希望處理完所有信件之後再開始工作,但是同時又一直收到新郵件,最後眼看就快要到午餐時間了,電腦螢幕仍停留在電子郵件信箱的畫面。
然而,如果預先設定每天早上先花1小時處理電子郵件,時間一到,就算有其他新的郵件進來,也必須立即關閉信箱,開始今天的工作。
同樣地,每天工作時間有限,能處理的工作量當然也很有限,如果原本預計要完成5個工作項目。但是中途可能又臨時插入2件非常緊急而且重要的事情。這時你該做的不僅是在工作清單中額外加上這2件事情,同時一定要刪除2件工作。
趕走意外的干擾
正如前面所提及,阻礙工作完成最大的原因就是意料之外的干擾。事情永遠不如我們預期,意外的干擾永遠會發生,重點是,你如何做出回應。而且,有些意外事件其實是可以預先避免的。
現在就來做一個測驗。你認為以下5種情況,哪些是真的不可預期的事件?哪些是可以避免的?要如何面對這些情況?
1.老闆把你叫進他的辦公室,指派你負責一項新專案,而且提醒你接下來幾個星期會非常忙碌。
2.你的朋友寄了一封電子郵件,告訴你有一個網站很不錯,要你一定要進去看。你點了網址,花了幾分鐘瀏覽這個網站。
3.某位客戶急著打電話給你,要求你立刻趕到他們公司。
4.老闆要求你在今天下班前完成某件工作。
5.你必須立即丟下手邊工作,緊急到便利商店買紙杯,因為剛剛才發現公司的紙杯已經用完了,但是10分鐘後的會議必須用到。
正確的答案是:
1.老闆把你叫進他的辦公室,確實是意料之外的事件,但是他要你負責的新專案卻不是。接下來幾個月的時間,這個專案將會是你的工作重心。換句話說,你必須重新調整工作的優先順序,刪除其他比較不重要的工作。當然,你也必須把工作情況清楚向老闆說明,有哪些工作會受到影響,必須延後完成。
2.這封信完全是意料之外的事件,而且是不必要的干擾,根本不需要理會這封電子郵件。
3.客戶的這通電話當然是突如其來的干擾,但是並不代表你必須馬上趕到客戶那裡。先了解客戶的問題是什麼、到底有多緊急。不要沒有弄清楚狀況,就直接跑去客戶那裡,完全打亂自己的行程。
4.這種情況確實非常煩人。如果老闆三不五時就要求你緊急處理某件事情,就該確實反映,說明自己的難處。
5.這種情況完全可以事先避免,如果必須由你負責召開某個會議,應該在前一天準備好所有需要的資料或東西,這樣就不會手忙腳亂地應付突如其來的問題。
有興趣不等於有能力做到
所以覺得時間不夠用,是因為我們想要做的事情太多,但又低估了做這些事情需要花費的時間。把工作行程排得滿滿的,最後卻發現根本做不完。
我們對於自己有興趣的事情會過度樂觀,只是覺得好玩,卻沒有考慮到可能的付出。現在就把你想要做的每件事情都寫下來,不論是工作或生活上的都可以,例如學習第2外語
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