時間管理新解--明天再做吧！

在講求速度的現代工作環境，與時間賽跑早已是家常便飯，更是許多人逃脫不了的惡夢。我們和時間之間的關係其實不需要如此緊張。我們不可能增加時間，但是可以減少浪費時間，只要我們稍許改變一下工作的方法，時間絕對夠用。

你的工作是否如你所希望的有條理、整齊、有效率？是否覺得時間老是和自己過不去？時間愈來愈少，工作卻是愈來愈多。
時間彷彿成了現代工作者的奢侈品，儘管資訊科技產品不斷推陳出新，但仍無法解決時間管理的煩惱。英國知名生涯管理顧問、曾著有暢銷書《搞定一切，還有時間玩》的馬克•佛斯特（Mark Forster），在最新出版的《明天再做》（Do It Tomorrow）的書中與讀者分享他多年來關於時間管理的最新體驗。

想清楚要達成的結果

這個原則聽起來似乎沒有什麼特別，但卻時常被忽略。在列出待辦事項的工作清單時，我們多半只想著把要做的工作寫下來，卻沒有退一步想，明天、下星期、或下個月要達成的目標是什麼。沒有想清楚目標，就覺得每件事情都是重要的、必須緊急完成。
時間管理很重要的一個原則就是決定不做哪些事情。一旦你有了清楚目標，就知道哪些事情不該做。馬克•佛斯特建議，與其列出該辦事項（to-do list），不如改成不該辦事項（not-to-do list）。例如：

•早上10點之前不回任何電話。

•晚上7點之後不工作。

•除了A專案之外，不會分心處理其他不相關的事情。

•收發電子郵件的時間不超過1個半小時。

•在完成原本的工作目標之前，不會分心去做其他工作。

其實一整天工作下來，讓我們分心或是被打斷的情況數也數不清，雖然知道自己該做什麼非常重要，但是清楚自己不該做什麼更重要。

每天做一點更有效率

如果必須完成一份報告或專案，你會每天按部就班逐步完成其中某個部份，還是集中在某個時段完成？
正確的方法是，每天做一點比較有效率。好比說，你要學習新的樂器或是語言，最有效的學習方法就是每星期固定上課與複習。原因在於，人的大腦需要時間消化與吸收資訊、創造連結、最後形成新的想法或觀點。
不論是寫報告或是負責專案，如果把事情集中在很短時間內完成，一方面會讓自己感到極大的壓力，心裡會有強烈的抗拒感，不願意開始。另一方面，如果時間過於倉卒，反而很難有好的想法出現，甚至是完全沒有想法，結果只會讓自己愈來愈焦慮。
切割工作、分階段完成是很重要的，但是也不需要把時間拉太長。想必你也有過這樣的經驗，如果太早開始，因為距離最後期限還有很長的時間，通常不是很用心在做。
舉例來說，如果你必須在月底前完成一份重大分析報告，或許在第3個星期就要先擬定好整體的架構與內容大綱，第4個星期完成，而不是等到最後一星期才開始。
特別是，如果你擔任的是專案負責人，如何擬定工作進度是非常重要的，你必須非常清楚專案的工作內容到底有哪些？要如何分類與切割，這樣才能做好細部的時間規劃，確實掌握進度。

別不停把工作往身上攬

擁有足夠時間才能把事情做好，但如果完全沒有任何時間限制，又會成為另一種災難。如果去問那些擅長創意思考的設計師或創作者，要有好的創意必須有明確的範圍與限制，天馬行空的胡思亂想一定不會有任何結果。
因此，當你在排定每天的工作計劃時，不僅是列出工作項目，更要在旁邊註明預計花費的時間，提醒自己。因為假設沒有做到這點，往往會不自覺地花太多時間在某件事情上或是容易分心，反而耽誤其他的工作。如果你知道自己必須在1或2小時之內完成，就會比較專心。
舉例來說，多數人進公司的第1件事就是收發電子郵件。原本你希望處理完所有信件之後再開始工作，但是同時又一直收到新郵件，最後眼看就快要到午餐時間了，電腦螢幕仍停留在電子郵件信箱的畫面。
然而，如果預先設定每天早上先花1小時處理電子郵件，時間一到，就算有其他新的郵件進來，也必須立即關閉信箱，開始今天的工作。
同樣地，每天工作時間有限，能處理的工作量當然也很有限，如果原本預計要完成5個工作項目。但是中途可能又臨時插入2件非常緊急而且重要的事情。這時你該做的不僅是在工作清單中額外加上這2件事情，同時一定要刪除2件工作。

趕走意外的干擾

正如前面所提及，阻礙工作完成最大的原因就是意料之外的干擾。事情永遠不如我們預期，意外的干擾永遠會發生，重點是，你如何做出回應。而且，有些意外事件其實是可以預先避免的。
現在就來做一個測驗。你認為以下5種情況，哪些是真的不可預期的事件？哪些是可以避免的？要如何面對這些情況？
1.老闆把你叫進他的辦公室，指派你負責一項新專案，而且提醒你接下來幾個星期會非常忙碌。
2.你的朋友寄了一封電子郵件，告訴你有一個網站很不錯，要你一定要進去看。你點了網址，花了幾分鐘瀏覽這個網站。
3.某位客戶急著打電話給你，要求你立刻趕到他們公司。
4.老闆要求你在今天下班前完成某件工作。
5.你必須立即丟下手邊工作，緊急到便利商店買紙杯，因為剛剛才發現公司的紙杯已經用完了，但是10分鐘後的會議必須用到。

正確的答案是：
1.老闆把你叫進他的辦公室，確實是意料之外的事件，但是他要你負責的新專案卻不是。接下來幾個月的時間，這個專案將會是你的工作重心。換句話說，你必須重新調整工作的優先順序，刪除其他比較不重要的工作。當然，你也必須把工作情況清楚向老闆說明，有哪些工作會受到影響，必須延後完成。
2.這封信完全是意料之外的事件，而且是不必要的干擾，根本不需要理會這封電子郵件。
3.客戶的這通電話當然是突如其來的干擾，但是並不代表你必須馬上趕到客戶那裡。先了解客戶的問題是什麼、到底有多緊急。不要沒有弄清楚狀況，就直接跑去客戶那裡，完全打亂自己的行程。
4.這種情況確實非常煩人。如果老闆三不五時就要求你緊急處理某件事情，就該確實反映，說明自己的難處。
5.這種情況完全可以事先避免，如果必須由你負責召開某個會議，應該在前一天準備好所有需要的資料或東西，這樣就不會手忙腳亂地應付突如其來的問題。

有興趣不等於有能力做到

所以覺得時間不夠用，是因為我們想要做的事情太多，但又低估了做這些事情需要花費的時間。把工作行程排得滿滿的，最後卻發現根本做不完。
我們對於自己有興趣的事情會過度樂觀，只是覺得好玩，卻沒有考慮到可能的付出。現在就把你想要做的每件事情都寫下來，不論是工作或生活上的都可以，例如學習第2外語